個人情報保護規定
キャリア　インキュベーション株式会社
〔職業紹介事業許可13−01−ユ−0544〕
個人情報保護責任者　阿部　哲也

〔目 的〕
第1条 この規定は、当社が求職者から入手する個人情報について、その取り扱いの責任体制を明確にするとともに、管理運営のルールを定め、個人情報の適切な管理を図ることにより、求職者保護に資すると共に、民営職業紹介事業者としての高い公共性を具現化することを目的とする。
〔個人情報の範囲〕
第2条 この規定で個人情報とは、求職者に関する情報であって、次の第1号から第4号までに掲げる文章及びそれらに記載された内容、並びに第5号に上げるものをいう。
1.　履歴書、職務経歴書、求職票
2.　個人のスケジュール表
3.　求職者との面談記録
4.　適性検査や性格検査のデータ
5.　その他特定の個人を識別もしくは推定することが可能なもの
〔個人情報を取り扱うことが出来る者〕
第3条 個人情報を取り扱いできるものは、職業紹介責任者の資格を有するもの 及びその指定するものに限るものとする。
〔個人情報保護責任者〕
第4条 個人情報を取り扱うことができる者のうち、1名を個人情報保護責任者に選定する。 個人情報保護責任者の職務は次の通りとする。
1. 個人情報保護規定の作成、見直し、変更および保管
2. 次に掲げる者に対する、個人情報保護規定の周知徹底
　イ　個人情報を取り扱うことができる者
　ロ　新たに個人情報を取り扱うこととなる者
3.　個人情報に関する苦情・相談の受付及び処理の統括
4.　本規程を求職者が自由に入手できるようにする為の措置
5.　個人情報保護に関する行政官庁からの指導等への対応及びその関係者への周知
6. その他本規程の各条に個人情報保護責任者の職務として規定されている事項
〔個人情報の収集〕
第5条 収集する個人情報は、職業を紹介するために必要な範囲内に限り、これを行うことができる。
〔収集してはならない情報〕
第6条 次に掲げる情報は、これを収集してはならない。
1.　人種、民族、社会的身分、門地、本籍地、出生地、その他社会的差別の原因となる恐れのある事項
具体例　
・家族の職業、収入、本人の資産等の情報（税金、社会保険の取り扱い等 労務管理を適切に実施する為に必要なものを除く）
・容姿、スリーサイズ等差別的評価につながる情報
2. 思想及び信条
具体例　
・人生観、生活信条、支持政党、購読新聞・雑誌、愛読書
3.　労働組合の加入状況 　　　　
具体例
　・労働運動、学生運動、消費者運動その他社会運動に関する情報
〔個人情報の収集方法〕
第7条 個人情報の収集は、次に掲げる方法の何れかに依らなければならない。
1.　求職者本人から直接収集する。
2.　本人の同意を得て本人以外の者から収集する。
3.　職業紹介の業務提携により、提携先から収集する。
〔身元確認勧奨の禁止〕
第8条 求人先に対し、求職者の身元確認を勧めるような発言をしてはならない。
〔個人情報の保管〕
第9条 個人情報は、個人情報を取り扱うことができる者以外の者が自由に見ることができない方法で保管しなければならない。 具体的には、個人情報DBへのアクセス制限（物理的に社内からのアクセスに限定、パスワード管理）とアクセスするパソコン端末の個人別 パスワードを設定する。
〔個人情報の使用〕
第10条 個人情報は、次の目的以外に使用してはならない。
1.　求人者に対し求職者情報を提供するため。
〔求職者の同意〕
第11条 個人情報を提供するときは、求職者に提携先名を示し、その同意を得てから行わなければならない。
〔原本の保管〕
第12条 個人情報を持ち出すときは、写 しをとって持ち出すこととし、原本は常に所定の場所に戻しておかなければならない。
〔提供先の記録〕
第13条 個人情報の写 しを求人者に渡すときは、その提供先を記録しておかなければならない。この場合において、雇用契約が成立しなかったときは、すみやかにその返却をもとめ、これを破棄しなければならない。
〔個人情報の開示〕
第14条 求職者より、自己の個人情報について、開示を求められたときは、すみやかにこれに応じなければならない。
〔個人情報の訂正・削除等〕
第15条 求職者より、自己の個人情報について、訂正、一部削除、または追加の申し出があったときは、それに応じてただちに当該個人情報を変更しなければならない。この場合において、変更前の情報がすでに求人者に提供されているときは、求職者の同意を得て、すみやかに変更後の情報を当該求人者に通 知しなければならない。
〔個人情報の利用または提供の拒否権〕
第16条 求職者より、自己の個人情報について、その利用または求人者への提供を拒まれた場合は、これに応じなければならない。当該情報が本人の同意にもとづいてすでに求人者に提供されている場合も本人からその返却の要望があったときは、すみやかにその返却をもとめなければならない。
〔不利益取扱いの禁止〕
第17条 前3条の場合において、求職者が、自己の個人情報について、その開示を求めたり、訂正を申し出たり、利用・提供を拒んだりしたことを理由として、当該求職者に不利益となる取扱いをしてはならない。
〔個人情報の返却〕
第18条 求職者より、自己の提出した個人情報について、その返却を求められたときは、ただちにこれを返却しなければならない。
〔個人情報の破棄〕
第19条 個人情報は、次のいずれかに該当するに至ったときは、ただちにこれを破棄しなければならない。
1.　当該求職者より、破棄の求めがあったとき。
2.　当該求職者が死亡したとき。
3.　当該求職者について、紹介あっせんが行われないまま2年が経過したとき。ただし、現に紹介あっせんがおこなわれていないものに限る。
〔個人情報の破棄の方法〕
第20条 個人情報の破棄は、次の方法で行わなければならない。
1. シュレッダーで破砕する。
2. 廃棄物処理業者に委託して溶解する。
〔個人情報破棄の委託〕
第21条 個人情報の破棄を他の者に委託する場合は、個人情報保護責任者は次のことを確認しなければならない。
1. 委託先が、破棄を依頼するに足りる信頼性を有すること。
2. 委託先における管理のルールが当社のそれと同等以上のレベルであること。
3. 委託先における破棄が、定められたルールに則して行われていること。
4. 万一事故が発生した場合に、委託先が適切の対応が取れると認められること。
〔個人情報の破棄委託先契約〕
第22条 前条の場合において、個人情報保護責任者は、委託先との間で、次に揚げる内容を含む契約書を締結するとともに、委託先における実際の破棄が、契約書に定められた内容に沿って行われていることを点検しなければならない。
1. 機密保持に関する事項
2. 再委託に関する事項
3. 事故時の責任分担に関する事項
〔秘密の定義〕
第23条 この規程において秘密とは、一般 に知られていない事実であって、他人に知られないことにつき、本人が相当の利益を有すると認められる事実をいう。
具体例　
・本籍地（都道府県までの情報を除く）、出身地、指示もしくは加入する政党、政治運動歴、借り入れ金額、保証人となっている事実
〔秘密の漏えい防止〕
第24条 求職者の秘密に該当する個人情報を知り得たときは、それが正当な理由なく他人に知られることがないよう、次のことを厳守しなければならない。
1.　当社（当紹介所）に在職中はもちろん、退職後も他人にその秘密を洩らさないこと。
2.　その秘密を表すメモ類を残さないこと。
3.　その秘密を履歴書等に記入しないこと。
〔秘密漏えいに当たらない正当な理由〕
第25条 前条において秘密漏えいに当たらない正当な理由とは、次のようなものをいう。ただし、これらの場合でも、知らせるのは必要最小限のものに止めなければならない。
1.　裁判所における証人としての証言
2.　刑事訴訟法に基づく捜査機関からの照会
3.　紹介事業者の正当な業務行為として、当該情報を漏らすことが就職につながること、且つ、本人の不利益にならないことが事前に明確に判断できる場合
〔苦情の処理など〕
第26条 個人情報の取扱いに関し求職者から苦情を受けたときは、別 に定める苦情処理規程に則り処理しなければならない。
〔求職者からの要望等への対応〕
第27条 個人情報を取扱う者は、求職者より、自己の個人情報の保管または使用について、質問、相談または要望を受けたときは、真摯にこれに対応しなければならない。
〔教育研修〕
第28条 個人情報保護責任者は、代表取締役と協議し、個人情報保護のための教育研修を年2回以上実施しなければならない。
〔教育研修の方法〕
第29条 前条に定める教育研修は、次の方法で行わなければならない。
1.　役員、社員、派遣社員、非常勤社員その他の区別なく、個人情報に関係する者全員を対象に実施すること。
2.　次の内容を含むこと。
・個人情報保護の重要性の認識
・個人情報を適性管理しない場合のリスクの理解
・個人情報保護規定の周知
〔求職者の同意の取付方法〕
第30条 第7条2号、第11条、第15条に定める求職者の同意は、文章または口頭で得るものとする。
〔倫理感の保持〕
第31条 当社において個人情報を取扱う者は、役員、従業員の区別 なく、すべて、本規程の内容を熟知してこれを厳守することはもちろん、個人情報を取扱うことに伴う責任の重さを認識し、高い倫理感をもって業務を遂行しなければならない。
〔監査責任者〕
第32条 個人情報の適切な管理の徹底を図るため、個人情報を取扱う者以外の中から監査責任者1名を選出する。
〔監査責任者の業務〕
第33条 監査責任者は、次の通 り業務を遂行しなければならない。
1.　個人情報を取り扱う者から独立した立場で、公正かつ客観的に監査すること。
2.　この規程の内容、及びその運用状況について、年1回以上監査すること。
3. 監査を行ったときは、監査報告書を作成し、本誌を代表取締役に、写しを個人情報保護責任者にそれぞれ提出すること。
〔監査責任者の選定〕
第34条 監査責任者の選定は、これを当社外に求めることを妨げない。
〔業務改善の指示〕
第35条 代表取締役は、監査報告書に基づき、必要と認めるときは、個人情報保護責任者に対し、業務改善のための指示を行うものとする。
〔業務改善計画〕
第36条 個人情報保護責任者は、監査報告書及び前条に定める指示に基づき、業務改善計画を立て、これを実施しなければならない。
〔罰 則〕
第37条 この規程に違反して個人情報を収集、利用または提供した者は、就業規則に基づき、処分を行う。
〔求人者の個人情報〕
第38条 求人社の個人情報についても、次のことを厳守しなければならない。
1.　正当な理由なく他人に漏らさないこと。
2.　職業紹介以外の目的に使用しないこと。
3. 求職者に対しても、正当な理由なく他人に漏らさないよう求めること。
〔個人情報をコンピュータで処理する場合の適用〕
第39条 個人情報をコンピュータで処理する場合においては、各条の規程を次の通 りとする。
1. 第2条に定める個人情報の範囲には、それらの事項であってコンピュータに記憶されているものを含むものとする。
2. 第4条に定める個人情報保護責任者の職務には、次の事項を追加する。
・個人情報処理のためのアプリケーション・ソフトウェアの統括・管理
・コンピュータに記憶されている個人情報にアクセスするためのパスワードの登録、定期的な変更、解除その他の管理
・コンピュータに記憶されている個人情報を、不正なアクセスから防御する為の措置
3.　第18条に定める個人情報の返却、並びに第20条に定める個人情報の破棄には、当該個人情報のコンピュータ記憶装置からの完全抹消を含むものとする。
4. 第30条に定める求職者の同意には、インターネット上での同意を含むものとする。
〔改 廃〕
第40条　 この規程の改廃は、取締役会の承認を得て効力を発するものとする。

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