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コンサルタントが教える、コンサルティングファームの提案書の作成方法

コンサルタントの特徴の1つとして、高い提案資料作成スキルをイメージされる方も多いと思います。実際、書店をみてみると「コンサルタントの資料作成術」「一流コンサルタントが実践する資料作成の基本」など、提案書作成スキルに関する本も良く目にします。今回は、実際にコンサルタントが提案書をどの様に作成しているのかということについて、少しお話したいと思います。

まずは、ストーリーを考える

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まずは、提案書全体のストーリーを考えることから始めます。「そんなの当たり前じゃないか」と思われる方が多いと思いますが、この最初のポイントを軽視されて提案資料を作られていらっしゃる方はかなり多いと思います。

コンサルタントによっては提案資料作成において、細かい分析などを除くと全体の半分以上は、このストーリーを考える時間に費やす人もいるほど大切な工程であるということをまずは理解して頂ければと思います。

それでは、作業の半分もの時間を具体的にどの様な点を意識しながらストーリーを考えるというと、最低限以下のようなことは、最初に明確にします。

今回作成する提案書は、誰が、どの様に使うための資料なのか?

●自分が社内で説明する資料
●自分がクライアントに説明する資料
●クライアントが、その上司に説明する資料 等

今回の提案書によって、何を達成したいのか?

●意見を貰うための資料
●説得するための資料
●行動をおこして貰うための資料 等

この提案書を読む人は、どのようなことが気になっているのか?

●そもそもの提案の意義を理解できてないのか?
●実際に効果があるかどうかが不安なのか?
●上司を説得できるかどうかが心配なのか?
●お金が高いことを気にしているのか? 等
実際に提案する際の時間はどの程度なのか?

その上で、次にテキストベースで、どのようなことを相手に伝えたいのかを書きだします。
最初は箇条書きで、大切なポイントから書き始めて、少しずつ捕捉するためにはどのような材料があれば良いかなどを付けたしていきます。

このテキストで書くという作業を、何回か繰り返すことで、徐々にストーリー自体が磨かれて、よりよいものになることが一般的です。優秀なコンサルタントであっても、最初から完璧なストーリーをかけることはほとんどなく、実際に書いてみて、どのような要素が大切なのか、逆に今回はあえて入れる必要がないのかが見えてきます。

ありがちな提案書としては、最初に自分が大切だと思った内容を、とりあえず資料に作ってしまうことです。これをしてしまうと、せっかく作ったのだから、外すのはもったいない、なんとかそれを活用しようと思ってしまい、ストーリー自体が崩れてしまうことがよくあります。

勿論、作ったものを捨てる勇気を持てればそれでも良いのですが、言うは易し行うは難しということで、なかなか実践できる人はおりません。また、結果としての作業時間も、最初にストーリーを書いてしまうことで、大幅に短縮できます。コンサルタントが短時間で、多くの資料を作成できる理由の一つはここにあります。

キラースライドを作る

もうひとつ、大切なポイントとして、キラースライドを作るということがあります。
提案書を聞く相手がどんなに優秀な人であったとしても、やはり全てのスライドを100%集中して聞いて貰えることはありません。また、提案書を作る側としても、全てのスライドを完璧に仕上げることは現実的ではありません。そのため、ストーリー全体の中でも、特に強調したいこと、今回の目的達成のために重要になる点を伝えるためのキラースライドを用意することが大切です。

キラースライドの特徴としては、以下のようなものがあります。
●スライドのメッセージがシンプルで分かり易い
●そのスライド1枚だけでも、はっとする気付きがある
●一般常識と比べると異なるが、確かにそうかもしれないという納得感がある 等

ストーリーができた後に、このキラースライドを何とするかを定めた後、その1枚を作ることに、残りの時間の、また半分ぐらいをくらいの気持ちで取りかかるのが良いと思います。
逆に言うと、キラースライド以外のスライドは、最悪書いたストーリーをテキストで書き、必要な分析結果をグラフなどで付けるだけでも、提案書資料としては、十分体をなすと私は考えています。

その他の注意点

最後に提案資料を作成する際に、よく陥り易い失敗に触れておきたいと思います。これらを避けることで、より効果的な提案書をより早く作成できるようになると思います。
是非明日から、よりよい提案書作成に挑戦してみてください。

●目次やまとめのスライドを書かない
⇒提案書の全体の構成や、伝えたい内容がまとまったスライドがあることで、聞き手の理解度は大きく変わる
●最後に、全てのスライドをチェックしない
⇒できれば印刷して確認する位が良い
●不要なオブジェクトを沢山入れる
⇒スライドは、シンプルに必要な要素だけを入れれば良い。スペースが多いことは、伝えたいメッセージが逆に分かり易い
●細かいレイアウトや配色にこだわる
⇒スライドの配色やレイアウトはシンプルな方が分かり易い。手間をかけたことによるプラスの効果は限定的

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プロフィール

写真:戦略コンサルタント

戦略コンサルタント。

大学卒業後IT系スタートアップにジョインした後に戦略コンサルティング・ファームに転職。

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